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Escrituração Contábil Digital 2020: Dicas, orientações, prazos e multas

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A obrigatoriedade da escrituração contábil digital (ECD) já é realidade para diversas empresas desde 2007 com o lançamento do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Contudo, muitos administradores e profissionais da contabilidade começam a suar só de pensar que mais um ano calendário está acabando.

Mesmo que as frequentes mudanças de regras te assustem, ou que seja o primeiro ano em que sua empresa entregará a ECD, não há motivo para se preocupar. Afinal, toda a ideia do programa é facilitar o processo.

No entanto, entendemos que trocar de procedimento nunca é realmente fácil, por isso iremos te ajudar.

Neste artigo você vai encontrar tudo que precisa saber sobre escrituração contábil digital para que sua entrega em 2020 seja tranquila e feita com todo cuidado, evitando assim as temíveis multas.

O Que É Escrituração Contábil Digital

Instituída no ano de 2007 para fins fiscais e previdenciários a escrituração contábil digital é parte fundamental do SPED, e busca trazer simplificação e agilidade a processos antes dependentes de livros físicos.

No “novo” processo, agora a entrega das informações ao fisco é feita através de um arquivo assinado e transmitido digitalmente.

A muito necessária modernização desse procedimento, traz redução da burocracia. Além disso, permite a empresas devidamente preparadas um gasto menor de tempo

Regras Da ECD Válidas Para 2020

É importante ficar atento a atualizações nas regras, para que sua entrega em 2020 esteja 100% conforme. Leia abaixo as regras atualizadas da ECD, de acordo com informações oficiais do portal do SPED.

Informações pertinentes a ECD

A escrituração digital contábil corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:

  • Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
  • Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
  • Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Empresas obrigadas a entregar a escrituração contábil digital

Segundo o art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014:

  • As pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real
  • As pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita
  • As pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012
  • As Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo

As demais pessoas jurídicas podem também entregar a escrituração contábil digital de forma facultativa.

Realizar a entrega mesmo sem estar obrigado a isso é extremamente recomendado, em especial caso sua empresa estiver prestes a adentrar a obrigatoriedade. Vale ressaltar que a tendência a informatização irá mais cedo ou mais tarde alcançar a todos.

Importância Da Escrituração Contábil Digital

A ECD apresenta ao fisco informações que representam a realidade contábil de uma empresa.

Sua entrega permite maior integração aos fiscos, devida à padronização de informações nas 3 esferas (federal, estadual e municipal). Adicionalmente, com um único arquivo, são atendidas as necessidades de informação de diversos órgãos fiscalizadores.

Por meio da ECD é também possível identificar, com mais agilidade, falhas e fraudes tributárias.

Fica claro que a adesão ao projeto é benéfica ao governo, mas e quanto às empresas, existem benefícios? Podemos listar alguns dos diversos propostos pela receita ao lançar o projeto.

  • Redução de custos com a dispensa de emissão e armazenamento de documentos em papel;
  • Uniformização das informações que o contribuinte presta às diversas unidades federadas;
  • Redução de custos administrativos devido à simplificação dos processos;
  • Redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas;
  • Redução do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte;
  • Simplificação e agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária (comércio exterior, regimes especiais e trânsito entre unidades da federação);
  • Possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais;
  • Redução do “Custo Brasil”.

Prazo Para Entrega Da Escrituração Contábil Digital Em 2020

Como compartilhamos aqui no passado, em situações normais, a transmissão da escrituração contábil digital deve ser realizada até 23h59min59s (Vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos) do último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano calendário a que se refira a escrituração.

Sendo assim, a entrega da ECD para os fatos contábeis ocorridos no ano calendário 2019 deve ser realizada até o dia 29/05/2020.

Existem, no entanto, outros prazos aplicáveis a casos específicos, como os de transformação societária. Saiba tudo sobre isso em nosso artigo sobre o assunto.

Fique atento, pois preparação é indispensável, e vale super a pena entregar com bastante antecedência.

Multas Aplicáveis

Acompanhar de perto as regras, e prazos de entrega da ECD é uma tarefa árdua, mas indispensável. Principalmente quando consideramos a dimensão das multas aplicadas pela receita federal em casos de perda de prazo ou inexatidão de informações.

O mecanismo legal que viabiliza a aplicação de multas para os casos citados acima é complexo. Ele está amparado no art. 11 da Instrução Normativa RFB nº 1.774/2017 que indica que os valores da multa serão definidos pelo art. 12 da Lei nº 8.218, de 1991. Por sua vez, esse artigo teve seu conteúdo alterado pela lei nº 13.670, de 30 de maio de 2018.

Atualmente, as penalidades são as seguintes:

  • Multa equivalente a 0,5% (meio por cento) do valor da receita bruta da empresa no período a que se refere a escrituração para quem entregar a ECD sem atender aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos.
  • Multa equivalente a 5% (cinco por cento) sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% (um por cento) do valor da receita bruta auferida no período a que se refere a escrituração para empresa obrigada a entrega da ECD e que omitir ou prestar incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos arquivos.
  • Multa equivalente a 0,02% (dois centésimos por cento) por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da empresa no período que se refere a escrituração, sendo limitada a 1% (um por cento) desta para as empresas que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos.

Possível redução no valor das multas

Para as pessoas jurídicas que utilizarem o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), as multas serão reduzidas:

  • À metade, quando a obrigação for cumprida após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício;
  • À 75% (setenta e cinco por cento), se a obrigação for cumprida no prazo fixado em intimação.

Fazendo A Entrega Com Segurança

As informações contábeis que compõem a escrituração contábil digital, como mencionamos anteriormente, já não mais serão transmitidas ao fisco via livros físicos, mas sim através de um arquivo digital gerado pela empresa.

Esse arquivo pode ser gerado através de um software próprio, comprado, ou desenvolvido pela empresa. O arquivo opcionalmente pode ser criado através do preenchimento de todos os dados diretamente no Programa Gerador de Escrituração (PGE), um software disponibilizado pelo fisco que também deve ser usado para validar os arquivos gerados pelas empresas.

Na validação serão apontados quaisquer não conformidades encontradas na estruturação do arquivo de acordo com as regras disponíveis no manual de leiaute. Uma vez que todos os erros tiverem sido corrigidos o contribuinte pode assinar digitalmente e enviar.

É importante ressaltar que a ECD deve ser assinada por no mínimo um contador (e-PF ou e-CPF) e um responsável pela assinatura (e-PJ ou e-CNPJ) através de certificados digitais A1 ou A3.

Todo o procedimento é realizado através do próprio PGE, e ao término o contribuinte pode baixar o recibo de transmissão.

A realização do processo serve como autenticação dos livros contábeis, e dispensa sua impressão e registro em junta comercial.

Contudo, é ainda obrigatório que a empresa armazene o arquivo digital assinado e transmitido por todo o prazo prescricional.

Viu a relevância de não deixar para última hora? Os erros apontados no momento da transmissão podem necessitar tempo para serem corrigidos. Sendo assim, proteja sua empresa de multas trabalhando para entregar a escrituração bem antes do prazo.

Dicas Importantes

Para aumentar ainda mais sua segurança em relação à entrega da escrituração contábil digital de sua empresa, preparamos algumas dicas de coisas a se ter em mente durante a preparação, mas muitas vezes esquecidas.

Verifique a coerência para com o ano calendário anterior

É assustador o número de empresas que se esquecem de que a ECD de um período possui um vínculo direto com a do período anterior.

É importante que você averígue a coerência entre ambos os documentos durante toda a fase de elaboração.

Separe as escriturações em caso de mudança de contador

Como a ECD deve ser entregue assinada por um contador responsável, e é inviável que o novo profissional assine pelo anterior, em caso de troca de contadores, duas escriturações deverão ser entregues, cada um assinando pelo período que se responsabilizou.

Cabe ao novo profissional vincular as contas lançadas anteriormente com as atuais por meio do registro l157.

Separe as escriturações caso os encerramentos de suas ECFs sejam feitos trimestralmente

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é uma obrigação acessória imposta a empresas brasileiras com o intuito de substituir a Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica.

Na ECF, todas as operações que influenciam o valor devido do Imposto Sobre a Renda da Pessoa Jurídica e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido devem ser lançadas.

Para algumas empresas os encerramentos da ECF devem ser feitos trimestralmente. Nesses casos, ao se recuperar dados da ECD dentro da ECF ocorrerão conflitos, por que o encerramento da ECD é sempre anual.

Para evitar a necessidade de ajustes manuais, nada impede que a ECD seja feita através de 4 demonstrações trimestrais, na verdade, isso é até orientado no manual.

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