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Processos

Como A Gestão De Processos No Escritório Contábil Impacta A Produtividade Da Equipe

Para empresas de contabilidade, a gestão dos processos inexistente ou precária gera uma série de ineficiências graves, e repercute diretamente no desempenho de cada funcionário. Segundo Veridiana Rotondaro Pereira, professora de MBA Gestão Empresarial da FIA (Fundação Instituto de Administração), para alcançar uma gestão eficiente é necessário que as atividades empresariais sejam vistas não em termos de funções, departamentos ou produtos, mas como processos. “O corpo diretivo da organização deve enxergar o valor da mudança. Para isto, deve considerá-la em suas diretrizes e decisões”.

Isso quer dizer que deve existir um fluxo de execução das atividades bem definido e estruturado, que interligue a organização como um único organismo, o que de fato é. A gestão dos processos é fundamental neste sentido, e impacta diretamente na produtividade da sua equipe e saúde financeira da sua empresa contábil.

Abaixo estão alguns dos erros mais comuns no gerenciamento de processos de uma companhia:

Ausência de planejamento
Sem planejamento é impossível dizer quais serão as próximas ações estratégicas e melhorias a serem feitas na empresa. É preciso antes de implementar qualquer mudança, avaliar o impacto de maneira detalhada e cuidadosa.

Sem processos bem definidos e controlados, que foram desenhados de forma consciente, qualquer decisão a ser tomada, é feita “às cegas”. Os dados do histórico de efetividade e produtividade não estão claros, o que dificulta muito o embasamento das decisões.

 
Cultura empresarial departamentalizada 
As diferentes áreas da sua empresa buscam atingir metas e objetivos individuais sem considerar o negócio como um todo, muitas vezes desconhecendo o impacto de outros departamentos no dia a dia do próprio trabalho, o que favorece um comportamento pouco colaborativo.

Com uma gestão dos processos estruturada, com fluxos bem desenhados, é impossível que as diferentes áreas não conversem entre si e não entendam a relevância de cada área de atuação dentro da empresa. Desta forma,  o desempenho geral na execução de todas as tarefas melhora muito.

A lógica de sempre “apagar os incêndios”
Já teve a sensação de estar sempre equilibrando pratos ou apagando incêndio? Pois é! A ausência de gestão de processos faz com que isto aconteça. Não existe padrão na execução das atividades, nunca se sabe bem o que; por quem; como e quando uma atividade está sendo feita. Esta é a realidade da maioria dos escritórios de contabilidade que conhecemos. A maioria dos escritórios está acostumada a trabalhar com a corda no pescoço, perdida em seu monte de atividades desordenadas e seus papéis, mas felizmente isto tem mudando exponencialmente nos últimos tempos.

Hoje com sistemas especializados em gestão de processos e tarefas contábeis, é possível que os gestores atuem apenas na exceção, ou seja, quando, pontualmente, algo realmente sai do controle da equipe.

Retrabalho, reclamações e desperdícios
Quando existe uma gestão de processos ineficiente, os retrabalhos, erros e desperdícios são inevitáveis. Consequentemente, as reclamações dos clientes aumentam. Como não existe nenhum padrão de qualidade definido, todos trabalham perdidos, sem referencial. Desta forma, neste cenário é muito difícil prestar um serviço de alto valor agregado, quando nem o básico consegue ser bem executado.

Como ter uma equipe de alto rendimento em meio ao caos? Como saber quem tem uma boa produtividade, se não existe uma medida válida para avaliação? É realmente muito complicado engajar e motivar os funcionários, para que tenham uma produtividade excelente, sem a casa arrumada.

Empresas com processos automatizados são 50% mais lucrativas e têm um valor de mercado 19% superior do que suas concorrentes. Uma das formas de implementar uma gestão eficiente é por meio softwares – ferramentas. Hoje existem ferramentas incríveis, que geram redução de custo, eficiência operacional e maior segurança e agilidade. O ideal é escolher soluções especializadas no ramo contábil.

Fonte: G-Click | www.gclick.com.br/

Postado por: Escola da Vida Contábil | www.escoladavidacontabil.com.br

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